Ilustrasi : Tim CV. Under Sky Agency
Posting tengah malam karena belum bisa menggeliat di atas kasur......
Tentunya para pembaca tahu arti dari
event atau dalam bahasa Indonesia tercinta adalah
acara. Berawal dari kerjaan saya dahulu di bidang
food & beverage, saya mencoba terjun ke dalam dunia event. Seringnya event yang diadakan para pengusaha-pengusaha asing maupun lokal menjadi lahan meraup recehan bagi saya dan tim freelancer. Selain itu, saya juga belajar, dimotivasi, dan berpikir semakin cepat dalam mengelola suatu acara oleh rekan saya Lila Octarina (saya memanggilnya Jeng Lila) selaku manajer di
Bayfront Villa Jepara. Beliau memberikan banyak pelajaran tentang pengelolaan suatu acara, serta mengatur SDM yang juga menentukan acara itu akan berjalan lancar atau tidak.
Akhirnya, jasa tersebut saya masukan ke dalam bidang produk usaha saya di
CV. Under Sky Agency. Untuk menjalaninya pun gampang-gampang susah, namun bisa dibilang sangat seru karena kita bisa lebih kreatif, inovatif, cepat, tanggap, konsentrasi meningkat, berorganisasi, berinteraksi dengan tamu maupun klien yang bekerjasama dan tentunya recehan rupiah masuk ke kantong.
Pengelolaan suatu acara memiliki point penting 6T yang tidak boleh dilupakan, adalah :
- Tema
- Total dana
- Tempat
- Tim
- Time schedule
- Tamu.
Hal-hal diatas bisa dibilang sebagai pondasi utama yang harus dimiliki dan harus siap sebelum proses pengelolaan. Jika di teliti lebih dalam, tentu akan butuh halaman posting yang lumayan panjang. Inti yang harus diingat yaitu sebuah jasa pengelola acara (
Event Organizer) adalah organisasi, namun organisasi bukan pengelola acara.
Kenapa begitu????
Keduanya memiliki maksud yang sama dalam sebuah acara, namun detail makna maupun hasil kinerjanya jauh berbeda.
Dalam sebuah Jasa pengelola acara kita dituntut benar-benar kreatif dan meminimalisir kegagalan maupun kekurangan. Karena kita berbicara tentang biaya yang dikeluarkan penyelenggara, pembayaran sewa fasilitas dan gaji tim. Jika satu departemen mengalami kegagalan/kesalahan, pengaruhnya akan berdampak besar terhadap departemen lain apalagi berbicara tentang payment penyelenggara, sewa fasilitas dan gaji). Selain itu, adalah nama baik Jasa pengelola acara tersebut.
Jika sebuah organisasi gagal/mengalami kesalahan sedikit-besar dalam mengadakan acara, dapat dimaklumi serta bisa diperbaiki ke acara selanjutnya. Tapi, jika Jasa Pengelola Acara mengalami kegagalan/kesalahan sedikit-apalagi besar, tentunya berdampak pada repeat order, testimoni dan hajat hidup para tim yang lainnya. Maka dari itu, perlu dibedakan jika acara yag diadakan oleh organisasi dengan Jasa Pengelola Acara.
Dalam hal lainnya, yaitu tentang cekat, cepat dan tanggap. Organisasi mewajibkan para anggotanya untuk saling berkomunikasi 1x24 jam (keterlaluan, hehehehe.....) dalam mengurus pengelolaan sejak H- hingga H+ agar tetap bisa terpantau kinerjanya. Beda halnya dengan Jasa Pengelola Acara, yang secara sadar diri para anggotanya akan kreatif dan bisa mengatasi masalah dengan cepat. Komunikasi adalah wajib hukumnya, namun tidak perlu terlalu sering karena akan menimbulkan kurangnya efektifitas dan efisiensi pengelolaan. Dengan kurangnya tersebut, akan timbul keterlambatan suatu departemen.
Mengapa bisa begitu??????
Ya....karena ketika ada satu hal kecil yang wajib diinformasikan, sedangkan dari departemen tersebut mampu mengatasi atau mencarikan solusi lain yang tidak terlalu berbeda dengan perencanaan awal. Merekan harus menjelaskan ulang, lalu pihak departemen lain yang tidak setuju akan memperdebatkannya. Sehingga, akan terjadi rapat/briefing lagi yang sangat tidak diperlukan bahkan bisa membuat time table tim rusak.
Pihak departemen yang mengatasi atau mencarikan solusi lain tersebut hanya perlu konfirmasi permasalahan atau kinerjanya saat acara selesai dan jika hal tersebut dirasa perlu untuk diinformasikan.
Foto : CV. Under Sky Agency
Cukup jelas dalam perbedaannya, namun keduanya tetap bisa menjadi sebuah tim yang baik selama tiap anggotanya memiliki kesadaran kerja. Tidak perlu diperintah, ditegur dan di sindir, sebagai tim sudah harus sadar diri tentang kerjanya dan penyelesaian permasalahan yang dialami. Begitu keseluruhan tim memiliki dasar seperti itu, pengelolaan akan selesai dengan cepat dan baik.
Dalam acara tersebut terdapat dua sesi seminar dengan dua pembicara berbeda, yaitu Bapak Yasir El Makoalo - Komunitas Click Semarang dan sebagai pamungkasnya adalah Luis Enrique De la Cruz Ishikawa (Ike Ishikawa) - Fotografer profesional dari Peru. Selain seminar, ada juga sesi hunting foto HI ke Pasar Ratu Jepara dan pameran foto karya Ike Ishikawa. Sebagai pelengkap agar tidak ada kebosanan dalam sesi istirahat yang mencapai waktu 2 jam, Yapara Entertainment - Under Sky Agency menyuguhkan sebuah penampilan band musik lokal yang tergabung dalam manajemennya. Band bernuansa alternatif tersebut bernama FOUR X BAND, yang mengisi kebosanan istirahat selama 1 jam di Jepara Workshop Photography.
